Les avantages de la GED

Loin de son objectif initial de réduction des volumes et d’organisation de l’archivage papier, l’archivage électronique est devenu le corollaire indispensable de la dématérialisation du droit, pour ce qui concerne notamment le droit de la preuve et le droit des contrats. En effet, peu importe la validité de l’acte initial, si aucune preuve fiable ne peut être apportée ultérieurement.

L’archivage électronique doit donc permettre de garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité de l’écrit électronique, jusqu’à l’expiration des délais de prescription concernés par l’acte archivé.

1. Durée de conservation

L’archivage électronique fait appel à la notion de preuve. A ce titre, les documents doivent être conservés pendant toute la durée pendant laquelle la responsabilité peut être recherchée, jusqu’à prescription de l’action.

Par exemple, les contrats commerciaux doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à compter de leur signature (art L110-4 Ccom).

2. Modalités de l’archivage électronique

Si les précisions attendues relativement à la signature électronique ont été apportées, le législateur n’a en revanche pas précisé (hors deux décrets d’août 2005 apportant quelques précisions sur la conservation électronique des actes authentiques), les modalités d’archivage susceptibles de satisfaire aux exigences posées par ces textes, en terme d’intégrité notamment.

L’archivage électronique est constitué de quatre étapes :

– Le versement, qui recouvre « l’ensemble des opérations qui permettent de transférer un document de son environnement de création à son environnement de conservation », au cours duquel il convient de s’assurer de l’identification et de l’habilitation de la partie qui verse le document ainsi que de l’absence d’altération de ce document lors de sa transmission vers le système d’archivage. Il est fréquent que ces opérations soient déléguées à un tiers ou à un service technique interne, sans que la question de l’habilitation ne soit évoquée.

– L‘enregistrement des documents sur le système de gestion assurant leur référencement et leur écriture sur des supports de stockage appropriés.

– La gestion des documents archivés, comprenant d’éventuelles régénérations, migrations (de support, de format) destinées à préserver l’intégrité des documents sur la durée, ou suppressions des documents ayant atteint le terme de la durée de conservation prescrite, ou même changement du système informatique de gestion.

– La restitution des documents archivés, sur support amovible, sur papier ou par affichage du document sur écran, dans l’objectif notamment de production de la preuve que constitue le document conservé.

L’évolution des différents paramètres intervenant dans le processus d’archivage est à prendre en compte. Ainsi, la pérennité du format qui exprime  » la manière dont l’information est structurée au sein du fichier de façon à pouvoir être conservée, transmise et échangée » est déterminante.

Or, ce format s’intègre dans un ensemble (logiciel permettant de lire ce format, système d’exploitation dont fait partie ce logiciel) dont l’évolution est à prévoir, en prenant notamment en compte le caractère ouvert ou fermé de ses spécifications techniques.

De même, la conservation électronique se faisant nécessairement sur un support, il est indispensable que celui-ci soit compatible avec les exigences de durabilité de l’archivage. Les supports actuellement utilisés pour l’archivage sont les disques optiques, les supports magnétiques et les supports analogiques, ces derniers nécessitant une rematérialisation, en fin de chaîne, du document électronique.

Le choix du support doit se faire en fonction du volume à stocker, de l’étendue de diffusion de la technologie visée, de la protection contre l’effacement accidentel, de la stabilité intrinsèque du support, etc.

3. L’intérêt des métadonnées

L’ajout, aux documents archivés, de métadonnées dont l’objet est de décrire le contexte, la structure, le contenu ainsi que la gestion dans le temps de ces documents, est de nature à permettre la vérification de critères permettant de s’assurer de l’intégrité de ceux-ci, spécialement dans le cas de migrations de documents ayant bénéficié d’une signature électronique, pour lesquels les métadonnées serviront de mémoire des procédures de vérification de signature réalisées.

En effet, les procédés de signature électronique attribuent au document concerné une identité unique qui dépend non seulement de l’identité du signataire et du contenu du document signé, mais également du format dudit document. Dès lors, toute mutation de ce document entraîne une modification de cette identité, qui fait tomber la signature qui lui était attachée, et donc la garantie d’intégrité du document.

4. Archivage interne ou externe ?

Le processus d’archivage peut être mis en œuvre en interne, ce qui nécessite, pour respecter les différentes contraintes exposées, que soit adoptée une politique « connue et respectée par les personnes intervenant à un titre ou à un autre dans le processus de conservation », formalisée, par exemple, par l’adoption d’une charte au sein de l’entreprise.

Il peut également être confié à un prestataire externe.

Cette solution suppose la prise de certaines précautions dans la rédaction du contrat de service qui sera conclu par l’entreprise, notamment en termes :

– de confidentialité et de sécurisation des informations qui sont confiées au prestataire,

– d’obligation d’information et de conseil mise à sa charge,

– d’assurance professionnelle,

– ou encore de prévision des conditions de reprise de sa mission de conservation par un tiers.

Le recours à un prestataire externe peut permettre de prévoir contractuellement les évolutions technologiques nécessaires et de garantir la sécurité des données.

Les principaux organismes de normalisation Internationaux, Européens et Français ont mis au point des normes destinées à encadrer ce processus d’archivage.

Ainsi, en France, l’AFNOR a homologué les normes NF Z 42-013 (Décembre 2001) et NF Z 43- 400 (Septembre 2005) relatives :

– pour la première, aux conditions dans lesquelles les systèmes de gestion électroniques doivent assurer la conservation des documents,

– pour la seconde, aux conditions de conservation sur supports micrographiques de documents électroniques.

5. Recommandations

Le Forum des Droits sur l’Internet préconise que l’intégrité d’un écrit conservé soit conditionnée au respect de trois critères :

– la lisibilité du document, qui désigne « la possibilité d’avoir accès, au moment de la restitution du document, à l’ensemble des informations qu’il comporte » ;

– la stabilité du contenu informationnel (incluant la mise en forme), qui correspond à la nécessité de « garantir que les informations véhiculées par le document restent les mêmes depuis l’origine et qu’aucune n’est omise ou rajoutée au cours du processus de conservation » ;

– la traçabilité, qui permet de « présenter et de vérifier l’ensemble des traitements »opérés sur le document « lors du processus de conservation ».

Par ailleurs, l’archivage étant susceptible de concerner des données personnelles, il a fait l’objet d’une recommandation particulière de la CNIL [n°2005-213 du 11/10/05] qui distingue trois catégories de données :

– les données d’utilisation courante,

– les données intermédiaires « qui présentent encore pour les services concernés un intérêt administratif et dont les durées de conservation sont fixées par les règles de prescription applicables »,

– et les données définitives « présentant un intérêt historique, scientifique ou statistique justifiant qu’elles ne fassent l’objet d’aucune destruction ».

L’accès à ces deux dernières catégories devrait, selon la CNIL, être limité à  » un service spécifique  » de l’entreprise, comme par exemple le service des archives de l’entreprise, pour un besoin ponctuel et motivé.

Il est également recommandé que la traçabilité des consultations effectuées sur les données archivées doit être possible.

La CNIL recommande enfin que des procédés d’ »anonymisation » soient mis en place pour l’archivage des données sensibles relevant de l’article 8 de la Loi Informatique et Libertés.

Pour l’ensemble de ces raisons, il est recommandé que la politique d’archivage de l’entreprise s’inscrit nécessairement dans une stratégie globale de gestion des risques économiques et juridiques.

 

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